Software de control de viáticos: ¿Cómo ha sido su evolución?

4 de Noviembre de 2022

Aun cuando siempre cabe la posibilidad de poner en práctica un sistema de viáticos fundamentado en registros manuales, en la actualidad muchas empresas han optado por implementar soluciones digitales que hacen más sencillo el proceso. Así el software de control de viáticos llegó para quedarse.

Este avance hacia la digitalización ha permitido facilitar el trabajo de los contadores y viajeros, quienes ejercen un control sobre las diferentes categorías, entre ellas el transporte, el hospedaje y la alimentación.

En este post, le enseñaremos cómo la implementación del software de control de viáticos y su evolución han hecho posible administrar fondos con más eficiencia y así evitar irregularidades.

¡Veamos más sobre este tema!

De lo manual al manejo de datos en el mundo digital

La puesta en marcha de un software de control de viáticos ha venido a revolucionar la manera en que se controlan los recursos destinados a los viajes corporativos, debido a que permite acceder a la información de las expensas en tiempo real.

Igualmente, el sistema digital brinda la posibilidad de contar con datos claros y que atienden a los detalles, lo cual facilita el seguimiento, los reembolsos, la aprobación de gastos y la programación de itinerarios de viaje.

Hay otros aspectos importantes que les mostramos a continuación:

  • Un software de control de viáticos permite el cumplimiento de las políticas de viaje de la organización.
  • Este definirá el límite de gastos por viaje, procedimientos para la verificación de pagos y posibles extensiones.
  • Evita que la solicitud de los fondos de viaje se tenga que llevar a cabo por medio de diferentes formularios, pues lo trasladan al ambiente digital.

Cada vez es más sencillo el control de la información

La puesta en marcha de este tipo de tecnología ha hecho que la gestión de viajes y gastos (T&E) sea cada vez más sencilla, debido a que los viajeros pueden tomar fotografías a las facturas, los recibos y los comprobantes de pago, a fin de agregarlos al reporte de gastos.

Frente a ello, la verificación de la información contenida en dichos documentos es mucho más fácil y no están exentos de cumplir con los requisitos mínimos que exige la ley para ser admitidos por la organización.

Ahora los procesos son menos costosos

Los datos digitalizados del software de control de viáticos para la elaboración del presupuesto de viajes corporativos brinda la posibilidad de minimizar los llamados gastos superfluos.

A la larga, esta realidad permite reducir las irregularidades, así como también brindar a los empleados la oportunidad de tener una conciencia mucho mayor de cuáles son los recursos con los que cuentan.

¿Cuáles son los retos para optimizar el software de control de viáticos?

Aunque presenta importantes ventajas, este tipo de software también plantea ciertos retos para los gestores, y solo al superarlos podrán maximizar sus beneficios en el presente y en el futuro.

A continuación se los presentamos a manera de tips:

  • Implica planificación: Es fundamental hacer una buena estimación de costos y conformar un presupuesto específico. Hay que seleccionar las mejores opciones de transporte y hospedaje, es decir, no decide por usted cuál será la más adecuada.
  • Uso de tarjetas corporativas: Este recurso cada vez es más común porque facilita el proceso de viaje para aquellos empleados o colaboradores que lo hacen frecuentemente. De este modo, la empresa tendrá un registro detallado de los gastos.
  • Más software con integración: Estas son herramientas muy fuertes para impulsar a la empresa a una mayor productividad. Actualmente, existen plataformas como SAP Concur Travel que permiten facilitar el registro de gastos y la gestión de reservas de los servicios.

¡Finalizamos!

A estas alturas ya debe entender cuál ha sido la evolución de la gestión de viáticos a raíz de la implementación de un software específico para esta actividad.

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