¿Cómo optimizar el reembolso de gastos? Entrevista con Clara Olaciregui

31 de Octubre de 2022

El reembolso de gastos es un procedimiento que, como toda la estructura de cualquier empresa, ha migrado hacia lo digital.

Esto significa no solo una mejoría para el trabajador, sino también una ventaja para las organizaciones sobre el cumplimiento efectivo de sus políticas.

Para conversar sobre este tema, hemos invitado a Clara Olaciregui, Consultora de Soluciones de SAP Concur para Latinoamérica Sur; una profesional que en los últimos años, ha trabajado desde la perspectiva de Recursos Humanos para mejorar la experiencia de los empleados.

Su objetivo profesional es acompañar a las distintas compañías en su crecimiento y transformación digital, específicamente en el manejo inteligente del gasto corporativo.

En este artículo Clara le ayudará a determinar todo lo que necesita saber, destacando los retos, consecuencias de un mal proceso, consejos profesionales, los beneficios de un reembolso de gastos eficiente y, por supuesto, cómo la herramienta SAP Concur lo hace todo más sencillo.

¿Cuáles son los 3 principales retos en el reembolso de gastos a los empleados?

Como consultora, uno de los principales roles es escuchar a los empleados de las distintas empresas y comprender cómo son sus procedimientos actuales de gestión y reembolso de gastos.

Partiendo de esta premisa, entre los principales retos que este proceso encontramos:

Gestión de gastos completamente manual

Que una gestión de gastos sea totalmente manual, quiere decir que el trabajador a la hora de rendir o legalizar un gasto debe tener los comprobantes de compra, completar un formulario y llevárselo a su manager directo para que lo valide.

Luego, este último debe llevarlo al Director de Administración y Finanzas para que también lo firme y de ahí remitir el formulario junto con los tickets y las dos firmas al área de cuentas a pagar. Nada práctico, ¿no es cierto?

Sin embargo, esto no queda acá, dicha información también debe ser revisada manualmente para que se cumplan las políticas y que efectivamente sean las firmas de los directores. Luego vienen las aprobaciones que, por lo general, suelen ser otro reto.

A esto hay que sumarle que en ocasiones se debe "interpretar lo que están diciendo los empleados", que no es una carga menor.

Duplicidad de las rendiciones

Si es un procedimiento tradicional, es muy difícil asegurarse de que el gasto que estuvieran rindiendo no fuese uno duplicado.

Tiempo que lleva todo el proceso

Una vez controlados todos los datos de la legalización, comúnmente el empleado debe ingresarlos en el sistema de información financiera o ERP.

Esto resulta en que el tiempo, un factor clave, se convierta en otro desafío, puesto que toma días o hasta semanas completar todos los pasos necesarios para realizar el reembolso de gastos a los empleados.

¿Cuáles son las consecuencias de un mal proceso de reembolso de gastos?

Cuando hablamos del proceso que debe hacer el trabajador para cada rendición, que ya de leerlo probablemente nos agote, uno debe pensar que estos pasos son simplemente para una rendición de tan solo un empleado.

Si repetimos este proceso por la cantidad de legalizaciones que se realizan en un año por cada uno de los empleados, un dato mal ingresado por consecuencia de procedimientos manuales puede traer consecuencias significativas.

Entre las 4 consecuencias de un mal proceso de reembolso de gastos, encontramos:

Mayor margen de error por depender totalmente del factor humano

El factor humano, al ser un proceso manual, el correcto funcionamiento depende 100% de una persona, que de manera intencional o no, puede cometer errores. Siendo así, un sistema susceptible al fraude, ya sea por el incumplimiento de políticas corporativas de gastos o también por la duplicidad de recibos.

Procesos largos, complejos y poco certeros

Sumado a lo anterior, también hay que señalar que son procesos que terminan siendo largos y complejos, donde las fechas de reembolso y pago se ven comprometidas.

Obtener información precisa para la toma de decisiones se convierte en una tarea cuesta arriba y, a la hora de realizar una auditoría, no hay claridad de datos.

Mala experiencia del empleado

La experiencia del empleado es crucial y esta se ve perjudicada por estos procesos manuales y tediosos.

Mayores costos

Como resultado de lo que hemos mencionado hasta ahora, es importante destacar que este modelo tradicional es susceptible al fraude y no hay visibilidad ni seguridad del cumplimiento de las políticas, lo que genera un sobrecosto importante para la compañía.

4 consejos para optimizar el reembolso de gastos

El primer consejo va en relación con lo que venimos hablando, y es reducir los procesos manuales en la mayor medida posible.

1. Eliminar los procesos manuales

Lo ideal es contar con una gestión estandarizada en la cual la posibilidad de error humano sea mínima. De esta manera obtendremos una mejor experiencia del empleado e información precisa.

2. Contar con un sistema central

En segundo lugar, es que cada vez que un empleado incurre en un gasto, esa información debe ser capturada y exportada a un sistema central.

Tener acceso y visibilidad de los datos nos permitirá tener más control y nos brinda la posibilidad de tomar decisiones de manera informada mediante reportes específicos basados en datos valiosos.

3. Mejorar la trazabilidad del gasto

Es muy importante saber qué y cuándo pasó y quién lo aprobó. Es por esto que la mejor recomendación es contar con una plataforma integrada de inicio a fin.

Desde el momento en el que se realiza una solicitud de anticipo, hasta que se inicia el proceso de rendición y posterior reembolso, incluyendo los flujos de aprobaciones necesarios.

Habiendo mencionado el tema de integraciones, también es indispensable invertir en un sistema que sea interoperable y se conecte con el ERP, evitando así la carga manual de datos y logrando un proceso de reembolso de gastos mucho más ágil.

4. Manejar políticas bien definidas y claras

El cumplimiento de políticas corporativas va de la mano con su delimitación y claridad para todos los colaboradores e integración con el sistema, lo que lleva a automatizar el control sobre el compliance.

Y, por último, considera de suma utilidad para la optimización del proceso, tener métodos de pago corporativos como, por ejemplo, tarjetas de crédito empresariales. Utilizando estos métodos podremos acceder a niveles aún más detallados de información y control.

Importancia de contar con un proceso de reembolso eficaz

Un proceso de reembolso de gastos eficiente se traduce en una eficiencia del tiempo de los empleados, por consiguiente, un ahorro en costos.

Un trabajador que dedica menos horas de su jornada laboral para verificar las políticas, puede destinar el tiempo que gana para realizar otro tipo de actividades más estratégicas y que agregan valor.

El ahorro no solo se genera por cuestiones de tiempos, sino también en la prevención del fraude y la seguridad de que las políticas se cumplen.

Desde mi perspectiva, y probablemente las de muchos otros, la tecnología es sumamente importante en este proceso, ya que permite simplificar tareas para centrarnos en otros tipos de actividades. Además, brinda agilidad, automatización y accesibilidad a toda la información.

Donde hay información, hay posibilidad de análisis, y donde hay análisis, hay posibilidad de tomar decisiones certeras.

¿Cómo SAP Concur simplifica el reembolso de gastos empresariales?

SAP Concur simplifica el reembolso de gastos empresariales, integrando en una sola plataforma de inicio a fin los procesos de gestión de gastos de empleados.

Esto, mediante un proceso automatizado, donde las políticas se encuentran inmersas en el sistema, con la posibilidad de generar alertas ante un incumplimiento asegurándonos así, del correcto funcionamiento del proceso.

Asimismo, podemos configurar flujos de aprobación de acuerdo con las necesidades de cada organización y obtener reportes con información precisa y en tiempo real.

El software se integra con los sistemas de gestión humana y el ERP, lo que optimiza y simplifica toda la gestión.

¿Quiere probar nuestro sistema? De ser así, le invitamos a realizar el demo de Concur Expense. Una demostración autoguiada que le mostrará cómo capturar sus gastos desde cualquier dispositivo, enviar reportes y conocer qué aspecto deben tener para su aprobación.