Inteligencia artificial: ¿cómo automatiza las cuentas por pagar?

20 de Octubre de 2021

La Inteligencia Artificial (IA) está generando increíbles transformaciones en el modo que las instituciones financieras operan planteando nuevos desafíos en la función contable y en las cuentas por pagar.

Ciertamente, el área financiera también ha tenido que cambiar su enfoque y su papel dejando, de este modo, la era del lápiz en el pasado. Esto ha ocurrido en virtud de la aparición de las nuevas tecnologías digitales y de sus flamantes recursos que prometen llevar la eficiencia del sector al siguiente nivel.

Hasta hace muy pocos años, pensar en la automatización del trabajo y en la inteligencia artificial se percibía como una lejana utopía. Sin embargo, ahora, la innovación ha pasado a formar parte de nuestra vida cotidiana sin que nos demos cuenta.

Dicho esto, nos damos cuenta de que cada vez más organizaciones adoptan sistemas de inteligencia artificial para optimizar sus procesos productivos y así, adquirir ventajas competitivas frente a las otras empresas.

Pero, en definitiva, ¿cuál es el rol de la IA en las cuentas por pagar y qué beneficios aporta a las empresas?

En este artículo, presentamos:

  • El concepto de inteligencia artificial;
  • Su relación con la función contable;
  • El impacto en la industria de la contabilidad;
  • Los avances en cuanto a la automatización de las cuentas por pagar.

¡Comencemos!

 ¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son las diferentes deudas que tiene una empresa con sus acreedores y proveedores luego de comprarles bienes o servicios. Es decir, es una obligación o deuda que tiene la empresa debido a su actividad económica. Inclusive, puede tratarse de deudas por concepto de compra de insumos y materiales que no estén relacionadas con entidades bancarias.

Las cuentas por pagar surgen cuando se adquieren insumos, materiales o demás bienes y servicios, que no se pagan inmediatamente. Por eso, las deudas deben registrarse en libros contables o en softwares que permitan controlarlas constantemente garantizando así, su pago en tiempo y forma.

Al respecto, existen diferentes tipos de cuentas por pagar:

  • Cuentas por pagar a corto plazo: Denominadas como pasivos corrientes, su pago debe realizarse en un lapso de menos de un año. Depende del tipo de contrato, pues los pagos pueden ser mensuales o diarios.
  • Cuentas por pagar a largo plazo: Conocidas como pasivos no corrientes, su pago debe ejecutarse en un periodo de tiempo superior a un año. A diferencia del otro tipo de cuenta, los pagos son esporádicos.

¿Por qué es importante mantener al día las cuentas por pagar?

Mantener en orden las cuentas por pagar es respetar las normas contables ante clientes y empleados. Incluso, debe considerarse como una prioridad para las empresas que deseen estructurar un sólido plan contable, pues:

  • Minimiza los riesgos de fraude o de pérdida;
  • Gana confianza entre los clientes potenciales;
  • Construye una buena reputación;
  • Permite acceder a financiamientos o créditos bancarios;
  • Mantiene en orden el rastro de los pagos, así como de las deudas que producen intereses.

Entre las cuentas por pagar más comunes se pueden mencionar el pago a proveedores, los salarios de los empleados, los alquileres y los servicios básicos.

¿Cuál es el papel de la Inteligencia Artificial en la función contable?

Ante el panorama actual, queda claro que el siglo XXI presagia la tecnología de la información y las comunicaciones (TIC), innovaciones que han irrumpido la forma de hacer negocios y relacionarse de múltiples industrias.

Bajo esta perspectiva, la contabilidad trasciende las formas tradicionales de entrada y preparación de los libros contables dando un paso importante hacia la automatización.

En efecto, la automatización aborda todo el ciclo de vida de la contabilidad no solo como parte de la gestión financiera de una empresa o departamento, sino también porque implica funciones integradas e interconectadas del proceso contable, acaparando desde la grabación, manipulación hasta la interpretación de los datos transaccionales emitidos por un software. Y esto ha sido fundamental para minimizar la dependencia de entrada de datos transaccionales manuales.

Hoy en día, la contabilidad funciona mediante un sistema llamado “automatización robótica de procesos”, conocido en inglés como Robotic Process Automation (RPA), término que indica herramientas de software que sistematizan total o parcialmente actividades repetitivas, manuales y basadas en reglas.

Se trata de la aplicación de la tecnología dirigida por la lógica empresarial y entradas ordenadas con el fin de automatizar las funciones contables, entre ellas las cuentas por pagar.

¿Cómo funciona la Inteligencia Artificial?

Básicamente, la Inteligencia Artificial aborda un conjunto de tecnologías que incluyen el reconocimiento de voz e imágenes, datos de minería, análisis semántico y aprendizaje automático.

En la actualidad, la adopción de las tecnologías de IA aún es un desafío para la sociedad, principalmente en virtud de los costos que implica y por la falta de conocimientos técnicos en el ámbito empresarial.

A pesar de enfrentarse a algunos obstáculos, en los últimos años, la inteligencia artificial ha ejercido un impacto expresivo en diferentes esferas abarcando desde la sustitución del trabajo humano hasta la facilitación de tareas cotidianas. Asimismo, su utilización ha sido impulsada por las tendencias que rigen la transformación digital de las empresas.

Por lo tanto, la IA se ocupa de crear ordenadores y softwares capaces de desarrollar un comportamiento inteligente optimizando, de este modo, la calidad y la precisión de los procesos productivos.

Ante una visión más humanizada, puede verse como la capacidad que tiene un dispositivo programable para realizar actividades de la misma manera que el cerebro humano lo hace, por ejemplo:

  • Obtención del conocimiento de forma automática;
  • Capacidad de discernimiento;
  • Producción de pensamientos originales;
  • Comprensión de las relaciones.

En síntesis, la inteligencia artificial tiene como principal objetivo dotar de inteligencia a las máquinas para que puedan responder de una manera similar a la labor humana.

Automatización de las cuentas por pagar y otros procesos contables

La Inteligencia Artificial (IA) y la Automatización Robótica de Procesos (RPA) son dos términos que aunque diferentes están estrechamente unidos, pues tienen un impacto significativo en la automatización de las cuentas por pagar y de otros procesos contables, como lo son las funciones de auditoría.

Mientras que la automatización robótica de procesos está impulsada por la automatización de tareas que siguen reglas, la inteligencia artificial requiere de un buen soporte de datos para aprender por sí misma y funcionar adecuadamente.

Automatización robótica de procesos en la contabilidad

En la automatización contable, la utilización de la RPA se vincula a la elaboración de informes de rendimiento, compra y pago y registros, pues se basa en el seguimiento de rutinas y no debe tomar decisiones ni emitir juicios complejos.

Se dice que dichos robots se han ocupado hasta del 40% de la contabilidad transaccional, incluso ya se están diseñando robots para reemplazar a los humanos en la contabilidad manual y así, ayudarlos con procesos complejos y multifacéticos.

Otras tareas que podrían beneficiarse de la automatización tiene que ver con el objetivo de alcanzar mayor precisión y rendimiento, entre las que destacamos:

  • Controles internos.
  • Todo tipo de informes desde el cierre mensual hasta el trimestral.
  •  Informes de desempeño, tanto de carácter normativo como estatuarios.
  • Cuentas por pagar, automatizando las aprobaciones y actualizando datos del proveedor o cliente.
  • Validación y publicación de pagos.
  • Creación, procesamiento y entrega de facturas.
  • Facturación, cobros y facturas coincidentes de órdenes de compras y ventas.
  • Cierre de cuentas y contabilidad del libro mayor.
  •  Contabilidad de inventarios.
  • Gestión de las empresas vinculadas y manejo de transacciones, viajes y gastos.
  • Informes de gastos de documentos.
  • Solicitudes de reembolso.
  • Contabilidad de activos.

¿Cuál es el aporte de la Inteligencia artificial a la gestión financiera?

Los avances de la IA más significativos tienen que ver con el uso y desarrollo de sistemas especializados diseñados con el propósito de asesorar al ejecutivo en una amplia variedad de temas.

En el pasado, los profesionales financieros debían tomar decisiones basadas en cifras derivadas de métodos manuales. Gracias a los sistemas de gestión y a la automatización del procesamiento de datos, podemos contar con el acceso directo a información actualizada sobre cualquier negocio tan pronto como se necesite.

Esto le permite a los contadores, auditores o gerentes de finanzas, tomar decisiones mucho más acertadas sobre las cosas que afectan la rentabilidad y el rendimiento del negocio, así como tomar medidas de rectificación en el caso que amerite.

La incorporación de sistemas expertos en contabilidad se pueden clasificar en:

a)  Contabilidad financiera;

b)  Fiscalidad;

c)  Auditoría;

d)  Contabilidad de gestión;

Todos contribuyen a mejorar la calidad de los servicios que prestan en diferentes áreas de control, identificación y evaluación del riesgo, auditoría y planificación.

Por ejemplo, en lo que concierne a la auditoría interna, los sistemas expertos se emplean para verificar y filtrar transacciones susceptibles de fraude y para la tramitación y autorización de reclamaciones.

Asimismo, la IA se utiliza en la contabilidad financiera proporcionando soporte y agilizando el flujo de efectivo.

Ciertamente, la automatización robótica de procesos y la inteligencia artificial traen consigo cambios significativos para la profesión contable posibilitando así, reemplazar las abundantes tareas repetitivas y complejas por robots que pueden replicar la experiencia humana a un nivel superior.

¿Cuáles son los beneficios aportados por la Inteligencia Artificial en las cuentas por pagar?

Ahora que conoce el concepto, así como otros detalles relevantes acerca de la Inteligencia Artificial, ha llegado el momento de presentarle sus principales beneficios:

1.  Evita la posibilidad de fraude financiero

Los puestos contables tradicionales se encuentran separados en el departamento de contabilidad, sobre todo en las pequeñas y medianas empresas.

El personal de finanzas puede acceder a la contabilidad y ver el flujo de caja, sin embargo, el libre acceso al dinero puede conducir a la falta de organización y a su vez, promover el escenario ideal para que se produzca un fraude financiero de parte de empleados deshonestos.

A causa de la incorporación de la Inteligencia Artificial a una gran parte de las actividades inherentes a cuentas por pagar, es posible realizar el trabajo por computadoras necesitando apenas configurar las instrucciones y revisarlas frecuentemente.

De hecho, el sistema puede usarse para liquidar facturas automáticamente y ejecutar balances de prueba. Lo mejor de todo es que se encuentra en el medio virtual, en lo que se conoce como sistemas de gestión en la nube, accesible desde cualquier dispositivo y lugar.

Al contar con estos sistemas, el personal encargado de las finanzas de la empresa puede tener acceso exclusivo a la información mediante el análisis biométrico como reconocimiento de huella dactilar, escáner de retina o tener acceso por medio de contraseñas -clara separación de las responsabilidades-, reduciendo así, las posibilidades de fraude financiero.

2.  Mejora la calidad de las cuentas por pagar

Al utilizar un software en sus cuentas por pagar, la empresa ahorra tiempo y mejora la eficiencia del trabajo, pues aun cuando el sistema necesita efectuar el ingreso de datos, el margen de error disminuye, una vez que la automatización permite identificarlos tan pronto como comience el flujo informacional.

3.  Reforma la contabilidad tradicional y la revisión de cuentas

La introducción de la IA en los procesos contables traerá inevitablemente un cambio de paradigmas con respecto a la separación del trabajo de contabilidad y auditoría. Dicha reforma aportará importantes mejoras en la eficiencia del trabajo de las cuentas por pagar, de esta manera, promueve:

  • Incremento en la calidad de sus procesos;
  • Optimización del diseño de la estructura;
  • Ajuste de los puestos contables;
  • Sustitución del tradicional sistema financiero por uno que incluya modos de trabajo prácticos para hacerle frente a los desafíos actuales.

Por lo tanto, la inclusión de la IA en la industria contable y a los procesos internos de las empresas exige de menos empleados a causa de la automatización de las tareas.

4.  Automatiza las tareas repetitivas, manuales y tediosas

Al automatizar las cuentas por pagar, aumenta la precisión y la eficiencia de las actividades corporativas abriendo oportunidades contables y, de este modo, creando nuevas ventajas competitivas.

Aunque pueda parecer un tanto abrumador en primera instancia, la tecnología presenta una oportunidad para que los contadores evolucionen y agreguen más valor a su organización.

La automatización moderniza la mayor parte del trabajo manual rutinario y abre la puerta a la contabilidad continua cambiando la manera de trabajar del área financiera, proveyéndoles la visibilidad que necesitan para proporcionar informes precisos en cualquier momento del mes y mejorar la gestión de la información para la toma de decisiones corporativas.

Por ejemplo, tareas que antes se ejecutaban al final de un periodo, ahora están funcionando como parte de las actividades diarias lo que hace que el ritmo de la contabilidad finalmente se encuentre alineado con el funcionamiento del negocio.

¿Cuáles son las soluciones proporcionadas por la IA en el ámbito de las cuentas por pagar?

La inteligencia artificial en el ámbito de las cuentas por pagar contempla soluciones destinadas a detectar anomalías, logrando ver valores que no se encuentran dentro de la tendencia normal de gastos y pueden ser indicios de algún problema de fuga de dinero o modificaciones en los plazos de entrega.

La IA en consonancia con el Machine Learning contribuye a la clasificación, proponiendo dos o más posibilidades de respuesta como las preferencias en lo que concierne a la forma de pago a los proveedores.

Existen también soluciones de “clusterización” dedicadas a dividir los datos de acuerdo a grupos, mejorando con ello la interpretación de todo el proceso de las cuentas por pagar. Por ejemplo, se suelen clasificar los proveedores teniendo en consideración diferentes variables como el análisis de riesgo.

La predicción de gastos de acuerdo a los datos históricos tanto internos como externos contribuye a la comprensión de los gastos futuros, pues los algoritmos funcionan aprendiendo de los resultados obtenidos decidiendo posteriormente cuál debe ser la acción más interesante.

¿Cómo adaptarse a la automatización de las cuentas por pagar?

Cuando se habla de IA y de automatización de procesos, muchas empresas y profesionales del área manifiestan cierto temor principalmente por creer que, en un futuro, su trabajo puede reemplazarse por máquinas.

Este es un gran mito, pues ninguno de estos sistemas puede prescindir totalmente de la actividad humana y tampoco puede reemplazar la actividad financiera por completo.

Sin embargo, para poder adaptarse adecuadamente al cambio que trae consigo la IA, los encargados de las cuentas por pagar deberán mejorar sus habilidades profesionales, ya que si no se encuentran actualizadas, su calidad profesional puede comprometerse a punto de caer en la obsolescencia.

De esta manera, es muy importante que los gerentes de finanzas sigan aprendiendo y mejorando en su ámbito, así como buscando incrementar sus conocimientos y actualizándose.

También es necesario involucrar habilidades de gestión, pues la inteligencia artificial añade mejoras para las cuentas por pagar, pero no proporciona estrategias de negocios por lo que es imprescindible mejorarlas a través de capacitaciones.

Por su parte, el desarrollo de habilidades informáticas es de relevancia capital si entendemos que el presente que vivimos ya está vinculado estrechamente con la tecnología. Por ello, para los profesionales y las empresas se hace pertinente dominar las operaciones informáticas elementales y de procesamiento de datos.

Finalmente, las habilidades analíticas posicionan a la IA como una herramienta competitiva dentro de su sector, pues emite datos más precisos para evaluar y analizar los riesgos y, por consiguiente, optimizar la toma de decisiones.

La capacidad de evaluar de manera eficiente la calidad de un proyecto requiere el profundo análisis del ambiente externo, que es el medio en que la empresa actúa. Asimismo, demanda el entendimiento y la verificación de su competencia y condición financiera para finalmente predecir su futuro económico.

Los gerentes contables también deben alinearse con el nuevo proceso de pensamiento —diferente al que predominaba en la contabilidad tradicional— y estar al tanto de las tendencias tanto en materia de tecnología como en términos de estrategia para luego, predecir el panorama económico futuro de la organización.

Es importante vincular también talentos interdisciplinarios, pues no solo se trata de comprender cómo utilizar adecuadamente la inteligencia, sino también ser capaces de dominar los datos financieros.

Para concluir

En la actualidad, es imprescindible que las empresas utilicen herramientas tecnológicas a la hora de gestionar las cuentas por pagar y, principalmente, adopten recursos de la inteligencia artificial para asegurar un buen nivel de competitividad y relevancia en su sector.

En este sentido, vale la pena hacer hincapié que la IA aporta eficiencia, velocidad y precisión a muchos procesos corporativos y que contar con sus recursos puede ser la línea tenue que separa el éxito del fracaso empresarial.

Su adopción garantiza una maximización de la producción con calidad profesional convirtiéndose así, en empresas más valiosas tanto para sus clientes como para sus proveedores.

Resulta especialmente importante para las empresas y profesionales relacionados con las cuentas por pagar estar siempre al día con las últimas tendencias, noticias de la industria e informarse sobre las tecnologías emergentes, ya que no solo les permite estar más capacitados para emprender sus actividades, sino también ofrecer servicios de mayor calidad y precisión a sus clientes.

De hecho, es importante adoptar esta tecnología como una herramienta o solución indispensable para mejorar los procesos contables en general, pues junto a su formación y a las habilidades adecuadas, contribuye a un desempeño más lucrativo y sostenible.

De este modo, se recomienda que las empresas de contabilidad se esfuercen por mejorar sus conocimientos sobre inteligencia artificial en relación a las cuentas por pagar, ya que eso optimizará el desempeño de varias funciones contables eliminando, por ende, los costos no deseados.

Sin embargo, la investigación al respecto de la inteligencia artificial dentro del ámbito contable puede crecer mucho más si los investigadores proporcionan encuentros disciplinarios para mejorar los saberes.

Realmente, la inteligencia artificial está ocasionando cambios muy disruptivos en el mundo de los negocios e, inclusive en el ámbito de las cuentas por pagar posibilitando que las personas se sientan más libres pues dejan de realizar tareas monótonas para enfocarse en implementar una mejor gestión de gastos, mejorar el uso de recursos y estrechar su relación con otros proveedores.

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