Cuatro momentos que cambiarán la forma en que gestiona los gastos de los empleados

23 de Septiembre de 2022

Supongamos que está en la universidad y le gustaría comer un pad Thai porque ya es la medianoche y no ha comido desde las 10:00. Tiene 14 USD a su nombre, así que no hay problema, ¿correcto? Incorrecto. Su grupo de música favorito se presentará en la ciudad este fin de semana y el precio de la entrada es de 10 USD, así que comer pad Thai ahora significa que no habrá fiesta más tarde.  

Es una decisión difícil, que a menudo se resuelve únicamente con una petición a la billetera paterna.  

Ahora bien, es considerablemente más difícil tomar decisiones de gasto en su organización, que está en contacto con la vida real. Se debe saber qué comprar, dónde comprarlo y cómo pagarlo. Debe averiguar si alguien ha negociado tarifas de descuento con un proveedor específico. Debe tener en cuenta todas las restricciones normativas que pudieran influir en los impuestos o reembolsos, o afectar negativamente a su compañía. Y debe entender que eso puede ascender a una suma de millones de dólares.  

O para ser más precisos: todos los empleados de su organización deben entender estas cosas.  

Es por eso que cuando decimos que las decisiones de gasto presentan un momento de riesgo, usted nos cree. Sin embargo, también nos gustaría que sepa que las decisiones de gasto son momentos de oportunidad.  

Como señala nuestro reciente libro electrónico, hay cuatro cosas que puede hacer para tomar esos momentos en sus manos y, de esa manera, controlar su flujo de efectivo, los costos y, de paso, el cumplimiento normativo. Porque cuando usted equipa su compañía para gestionar cada decisión de gasto, puede aprovechar las oportunidades para aumentar la motivación en toda la organización.  

Si comprar algo para el trabajo es confuso, ¿cómo espera que alguien lo haga bien? Cuando las auditorías y las aprobaciones o políticas y protocolos hacen difícil decidir cuál es la mejor manera de gastar el dinero de la compañía, se puede tener la seguridad de que, en muchas ocasiones, incluso los empleados bien intencionados gastarán una cantidad incorrecta en un lugar equivocado. Y pasarán semanas, incluso meses, antes de volver a poner las cosas en orden. Si por el contrario, se incorpora tecnología inteligente al proceso es posible convertir procesos confusos en momentos de claridad.  

¿Cuándo fue la última vez que el gobierno le dijo: “¿Sabe qué? Ya no necesitamos su dinero”. Las normas cambian. Los requisitos también. Las compañías se esfuerzan. Así se juega, y las reglas siempre son fluidas. Pero cuando aspectos como la recuperación del IVA y las prestaciones gravables de los empleados podría significar dejar decenas de miles (incluso millones) de dólares sobre la mesa, eso es algo que no se puede esconder. Si por el contrario, usted implementa las soluciones de gestión de gastos correctas, podrá convertir los cambios normativos en momentos de certeza.  

¿Sus equipos cuentan con información precisa, o recurren a sus instintos? El presupuesto es el presupuesto, sin importar cómo se sienta uno al respecto. Por lo tanto, los gerentes, los líderes de programa y todo el departamento de finanzas necesitan información contextual clara, precisa y actualizada para orientar las políticas que crean y las decisiones de gasto que toman. Convierta datos precisos en su regla predeterminada y podrá convertir decisiones de gasto en momentos de precisión.  

¿Le parece que las facturas requieren de toda su atención la mayor parte del tiempo? En pocas palabras, las facturas deben ser fáciles de capturar, auditar, comprobar, aprobar y pagar. Porque cuando son fáciles de gestionar es más sencillo cambiar los cargos por mora en pagos por descuentos por pago anticipado. También es más fácil ver lo que se paga, lo que está pendiente y lo que está por venir, y si lo que está pagando es lo que quería y lo que recibió. Porque cuando se tiene este tipo de perspectiva, uno puede convertir facturas frustrantes en momentos de confianza.  

En efecto, todos estos son momentos significativos en el proceso de gasto, pero mejorar las herramientas que utiliza (o usar de modo más eficaz la tecnología que tiene) puede mejorar considerablemente la forma en que gastan sus empleados, por no mencionar su capacidad para controlarla.  

Así que puede pedir su pad Thai y disfrutarlo al mismo tiempo.