Cómo superar el aumento del control fiscal con SAP Concur

12 de Septiembre de 2022

Una de las decisiones más frecuentes de empresas en crecimiento es elegir entre cuentas centralizadas y descentralizadas. La contabilidad multientidad se ha convertido en una necesidad para muchos negocios y empresas.

Los procesos contables pueden volverse más complejos a medida que se expanden, ya sea a través de adquisiciones, crecimiento en nuevas geografías, introducción de nuevas líneas de productos o cualquier otro factor. Las empresas finalmente deben decidir sobre cómo mejorar sus procesos contables.

Un punto importante a tener en cuenta es la cantidad de recursos que debe administrar de manera eficiente, rápida y sin errores, tales como pagar a proveedores, tener clientes para facturar y cobrar, empleados en la nómina, pagos de gastos de viaje a trabajadores, pagos de tributos y el control fiscal, entre otros. Sin duda son muy delicados y complejos y requieren de una plataforma robusta y sólida.

En este artículo hablaremos de la experiencia en la empresa alemana B.Braun con sede en México y cómo gracias a SAP Concur la empresa mejoró sus procesos financieros y el control fiscal.

¿Quién es B.Braun?

Es una empresa alemana, originalmente era familiar, que inició en el año 1839 con la compra de Rose Pharmacy, dedicándose a la venta de remedios caseros, herbales, naturales y relajantes.

Fueron innovando y evolucionando en el campo de los medicamentos y equipos médicos, proporcionando grandes avances en la mejora de la salud y calidad de vida de los pacientes.

Para este año 2022, la empresa tiene 66.000 empleados en todo el mundo, con presencia en 64 países, cuentan con alrededor de 300 oficinas y distribuyen 5.000 productos con un flujo de caja en constante crecimiento y presencia en los 5 continentes.

La multinacional B. Braun se estableció oficialmente en México en el año 1992 y ha continuado su expansión y crecimiento. Tiene una planta y un centro de distribución en Santa Cruz, Atizapán, Estado de México, con unos 400 colaboradores, entre personal administrativo y operativo.

Cómo SAP Concur mejoró el control de gastos de B.Braun

Tradicionalmente, empresas y negocios diseñan e instalan sus propios sistemas de control y gestión de finanzas. Esto puede ser muy útil en un inicio, pero se convierte en algo no práctico y burocrático al pasar el tiempo, a causa de su rigidez y poca flexibilidad.

B.Braun no escapó de esta realidad y sus procesos administrativos y financieros se convirtieron en un verdadero dolor de cabeza. Las reglas y políticas establecidas conllevaban a muchos procedimientos de trabajo lentos y redundantes, con excesivos gastos en papel y dependientes de una sola persona.

La incorporación de SAP Concur con sus módulos de trabajo relacionados de forma ágil, precisa, rápida y amigable contribuyeron a dinamizar los procesos de trabajo. Además, reformuló la manera de hacer las cosas con madurez digital para un desempeño óptimo, maximizó el rendimiento laboral y ejerció un asertivo control fiscal.

A continuación, los beneficios alcanzados con la utilización de SAP Concur:

  • Facilidad y flexibilidad para realizar las operaciones de forma remota y automatizada en la comprobación de gastos con sus soportes en formato electrónico. Esta condición resulta expedita, práctica y segura en los aprobadores para liberar los gastos y, de esta manera, los trabajadores reciben sus reembolsos muy rápido y sin distraerse de sus ocupaciones.
  • Se pueden visualizar informes, estadísticas e indicadores de gestión en dispositivos electrónicos, como celulares, tabletas, computadores portátiles, entre otros. Con ello se disminuye significativamente el uso del papel, acarreando una visión más sustentable por un planeta más verde.
  • Anteriormente, cualquier actividad dependía de muchas revisiones y trámites ante firmantes, es decir que había mucha pérdida de tiempo efectivo en el personal. Las soluciones de SAP Concur ayudan a optimizar y acelerar todos los procesos. La información se tiene de manera expedita, permitiendo tener sentido de oportunidad al momento de la toma de decisiones del negocio.

SAP Concur soluciono el control fiscal de la empresa

El control fiscal es una de las actividades más importantes en una empresa, ya que indica los resultados de la gestión durante un año y refleja los gananciales y gastos incurridos para calcular y, con ellos, hacer efectivo el pago de impuestos o tributos a la nación.

Es por eso que es vital para la salud de las finanzas de la empresa planificar un presupuesto, ejerciendo un control continuo, seguro y oportuno del mismo.

Conoce las ventajas que aporta SAP Concur:

  • Reduce el riesgo fiscal de comprobación sustancialmente, tanto para la empresa como para los empleados.
  • Dado que no pueden incluirse en los cálculos del impuesto a pagar, permite detectar de forma rápida los gastos no deducibles: estos constituían un punto de atención especial, pues deben ser controlados cuidadosamente para evitar excederse.
  • El manejo y control de las finanzas es en tiempo real.

SAP Concur como punto de apoyo y fortaleza empresarial

Las soluciones de SAP Concur, a través de sus diferentes módulos de trabajo, optimizaron todos los procesos en más de un 100 %, generando un mayor rendimiento. Las métricas así lo demuestran:

  • Los tiempos de aprobación de 8 a 13 días se redujeron de 1 a 5 días, esto representa un 260 % de notable mejora.
  • Las tarifas de avión y hoteles disminuyeron en un 34 % gracias a la implementación de alianzas estratégicas y convenios con agencias del ramo.
  • En el primer año, los gastos no deducibles bajaron en un 48 %.
  • Permitió que los empleados se dedicaran más a la productividad del negocio.

Portafolio de oportunidades de SAP Concur

Tener a disposición de las empresas, las herramientas tecnológicas para manejar apropiadamente tanto los procesos operativos, como de control fiscal, es una necesidad innegable con el fin de evitar posibles pérdidas. Por ello, SAP Concur brinda soluciones a los problemas operativos y de control fiscal para mantenerlos seguro y minimizar los riesgos.

Le presentamos algunas soluciones de SAP Concur y sus beneficios:

  • Concur Expense: permite automatizar la gestión de gastos y control de costos desde cualquier lugar.
  • Concur Invoice: es una gestión de cuentas por pagar automatizada que ayuda a incrementar la rentabilidad y el control efectivo de los gastos.
  • Concur Travel: simplifica los viajes de negocios, gracias a que dispone de una amplia red de empresas para gestión de viajes.
  • Concur Detect: para informes de gastos y procesos de auditoria muy rápidos.
  • Concur Request: ideal para manejo de presupuestos y control de gastos.
  • Concur Budget: ofrece control en tiempo real del presupuesto.
  • Integración SAP: todos los módulos de SAP Concur se sincronizan perfectamente con la Plataforma SAP y, de esta manera, se tiene un mejor panorama de los gastos de su empresa o negocio.

¡Hemos llegado al final!

¡Ya conoce algunas de las herramientas y los beneficios que brinda SAP Concur para el control fiscal en las empresas!

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