7 motivos para digitalizar tu planilla de rendición de gastos

Sin duda, la gestión de gastos es uno de los aspectos más relevantes cuando el objetivo es preservar la salud financiera de una organización. Desde luego, este proceso requiere de diversos documentos para su correcta ejecución. Entre ellos, la planilla de rendición de gastos es uno de los más importantes. 

No obstante, rellenar plantillas para el reporte de gastos puede tornarse una tarea larga, tediosa y repetitiva, que consume grandes cantidades de tiempo y energía. En este contexto, la digitalización se presenta como una herramienta para optimizar la elaboración y registro de este documento y, con ello, marcar una enorme diferencia en su gestión. 

En este artículo profundizamos al respecto y te presentamos algunas razones que hacen que digitalizar la planilla de rendición de gastos sea uno de los mejores métodos para aumentar la eficiencia de tu organización.

¿Por qué digitalizar las planillas de gastos?

Aunque la elaboración manual de esta plantilla de control de gastos puede ser útil, existen varios desafíos implícitos en este proceso que, con la digitalización, pueden reducirse o eliminarse. Algunos de ellos son:

1. Errores humanos

La entrada manual de datos es altamente susceptible a errores humanos, incluso si se revisa el documento varias veces.

2. Retrasos en el proceso

Debido a que este proceso es totalmente dependiente de los colaboradores, puede retrasarse si la persona asignada tiene algún inconveniente.

3. Dificultad para la auditoría

Si no hay estandarización de los formularios para la rendición de gastos, puede haber inconvenientes en la verificación de los registros.

4. Falta de visibilidad

Como cada empleado puede tener su propio método para registrar y reportar los gastos, puede existir una falta de uniformidad en la presentación de la información, dificultándose su visibilidad.

5. Riesgo de pérdida de documentos

Sin importar si los documentos se almacenan en papel o en programas como Excel, el riesgo de pérdida es bastante alto. En ambos casos, la información es vulnerable a factores externos como incendios, inundaciones o robos.

6. Ineficiencia en la aprobación

A menudo, los procesos manuales requieren un protocolo de aprobación que puede ser tedioso e ineficiente.

7. Limitaciones en la integración

Las planillas de gastos manuales suelen estar desconectadas de otros sistemas y procesos de la empresa, lo que dificulta la integración de datos.

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Ventajas de la digitalización de las planillas de gastos

Ahora que conocemos los desafíos de la elaboración manual de estas planillas, es momento de hablar de cómo la digitalización puede ayudar optimizar este proceso. 

1. Mayor eficiencia operativa

A través de la automatización de tareas repetitivas, como la entrada de datos y la conciliación de cuentas, la digitalización permite ahorrar una gran cantidad de tiempo y recursos; lo que se traduce en un aumento de la eficiencia operativa. En pocas palabras, se requiere mucho menos tiempo para obtener muchos más resultados.

2. Reducción de errores y fraudes

Al disminuir los errores implícitos en el ingreso manual de los datos, se obtiene mayor control y visibilidad de los mismos, reduciendo así el riesgo de fraude y minimizando las amenazas que podrían representar un peligro para la seguridad de esta información.

3. Movilidad y accesibilidad

Debido a que la digitalización de estos procesos suele estar integrada en plataformas online o en sistemas en la nube, la mayoría del tiempo será posible acceder a las planillas desde cualquier lugar y en cualquier momento.

De esta manera, los gestores pueden capturar los recibos y documentación relacionada en tiempo real, lo que es especialmente útil en la gestión de gastos de viajes corporativos.

4. Cumplimiento normativo

El registro y almacenamiento seguro de los datos permite realizar auditorías constantes y asegura el cumplimiento de las políticas internas de la empresa, así como de las regulaciones externas.

5. Mejora de la experiencia del empleado

Sin lugar a dudas, este es uno de los mayores beneficios de contar con un software de control de gastos. La simplificación y automatización de las tareas normalmente asociadas al papeleo manual disminuye la frustración de los colaboradores y evita los retrasos en el reembolso.

6. Alineación con la transformación digital

La naturaleza digital de esta forma de gestión favorece la integración con otros sistemas que hacen parte de la organización, permitiendo implementar diversas herramientas empresariales para conseguir una gestión financiera más integral y avanzar en el camino de la transformación digital.

7. Aumento de la precisión

Más allá de minimizar los errores humanos, la digitalización de estos documentos ayuda realizar un seguimiento más preciso y a categorizar los datos de manera más adecuada. Además, el sistema puede generar informes detallados que ayudan a tomar decisiones fundadas en información certera y actualizada.

Errores frecuentes a evitar

A pesar de los múltiples beneficios que una solución digital puede ofrecer para la elaboración y registro de las planillas de rendición de gastos, ninguna empresa está exenta de equivocaciones. A continuación le mostramos los errores más frecuentes que pueden interferir en la efectividad de su proceso.

• Hacer caso omiso de la importancia del cambio cultural dentro de la empresa, así como de la capacitación del personal. Es esencial que todo el equipo esté alineado con la cultura de digitalización y que comprenda sus beneficios.
• Optar por productos digitales que no sean los adecuados para las necesidades y tamaño de la empresa puede ocasionar que incluso una solución de gran prestigio no alcance las expectativas ni genere un beneficio realmente rentable.
• Descuidar la seguridad de los datos y la protección contra fraudes es un error que ninguna empresa debe permitirse. Sin importar cuán avanzado sea el sistema con el que cuenten, es indispensable disponer de medidas y herramientas de seguridad digital verdaderamente eficientes.
• No establecer políticas claras ni protocolos para el uso del sistema conllevará un muy bajo aprovechamiento del mismo.
• Omitir la realización de evaluaciones de desempeño del sistema ocasionará que determinados errores o deficiencias prevalezcan en el tiempo hasta convertirse en inconvenientes de mayor envergadura. Es necesario hacer un seguimiento constante y reajustar cada vez que sea necesario.

Digitalización: una herramienta crucial en la gestión de gastos

En definitiva, la digitalización puede marcar una enorme diferencia entre un sistema de gestión de gastos realmente óptimo y uno deficiente.

Por eso, implementarla en todos los sentidos y no solo en la planilla de rendición de gastos puede traer un sinfín de beneficios para la empresa.

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