Cómo se calculan las horas extras y su impacto en la planificación financiera empresarial

Entender cómo se calculan las horas extras teniendo en cuenta la normativa laboral vigente en Argentina es clave para asegurar el cumplimiento y evitar problemas legales con los colaboradores y el Ministerio del Trabajo.

De hecho, los equipos de recursos humanos necesitan tener claras las bases legales para cumplir con todas las regulaciones sobre el pago de las horas suplementarias, como las tasas, los límites máximos de horas extras y las condiciones bajo las cuales se pueden aplicar.

El dominio de las buenas prácticas minimiza los inconvenientes jurídicos y posibles multas.

Asimismo, conocer cómo se calculan las horas extras evita el aumento de los costos y, en consecuencia, fomenta el buen desempeño financiero del negocio.

Descubra más detalles sobre este tema leyendo nuestro contenido. le explicaremos qué son las horas extras, cómo calcularlas y cómo su correcta gestión impacta en la eficiencia y el cumplimiento normativo.

¿Qué son las horas extras y cuándo se generan?

Las horas extras son las horas que un colaborador realiza fuera de su jornada de trabajo habitual o acordada con el empleador. 

En efecto, la extensión de la jornada es posible, sin embargo, debe atender razones consistentes, a saber:

• Cuando derivan de las funciones de dirección o liderazgo;
• cuando se realizan actividades grupales, pero bajo ningún concepto puede superar las 56 horas;
• cuando se trata de una situación urgente;
• cuando se generen a causa de excepciones establecidas por el Poder Ejecutivo Nacional.

Bajo la normativa argentina, los trabajadores no pueden exceder las 11 horas diarias, entre las 8 hs regulares y el límite máximo de 3 horas suplementarias.

Las organizaciones también deben tener presente que la limitación de las horas extras mensuales es de 30 horas y de 200 horas anuales.

Asimismo, la reglamentación define que cada hora extra debe abonarse con un recargo del 50% en días hábiles y del 100% los sábados desde las 13 horas, domingos y feriados.

Por ejemplo, si un colaborador recibe $2.000 por hora, cada hora extra en días comunes genera $3.000 de pago y, a partir del horario mencionado los sábados, domingos y feriados, implica el pago de $4.000.

Es importante señalar que la normativa vigente no menciona si el empleador debe o no abonar los viáticos correspondientes. Si se desea implementar esta práctica, debe quedar registrado el pago en el recibo de sueldo para integrar la remuneración ordinaria.

Cómo se calculan las horas extras según la normativa laboral

El cálculo de las horas extras genera dudas frecuentes, principalmente, a la hora de hacer las liquidaciones y efectuar los despidos.

A continuación, presentamos una guía con los pasos necesarios para calcularlas considerando las dos situaciones mencionadas anteriormente.

1. Calcule el monto de la hora básica

Básicamente, las horas normales corresponden al sueldo del colaborador sin montos adicionales.

Para conocer el valor por hora normal trabajada, use la fórmula:

Hora normal = Sueldo bruto (sin descuentos) / Horas trabajadas por mes (jornada habitual)

Tras finalizar el cálculo, tendrá el monto de la hora normal, base para determinar el valor de la hora suplementaria.

Para facilitar su comprensión, consideremos el ejemplo: La empresa A le paga a Juan Pablo un sueldo de $400.000 para cumplir una jornada mensual de 200 horas. A lo largo del mes, el colaborador acumuló 6 horas extras al 50% y 2 horas extras al 100%.

• Hora normal = $ 400.000 / 200 horas mensuales
• Hora normal = $2.000

Cada hora de trabajo, le rinde a Juan Pablo $2.000

2. Calcule el monto de la hora extra

Considerando la reglamentación argentina, la hora extra requiere el incremento de 50% o 100% al monto normal. Así pues, tenemos 2 situaciones y, para agilizar su interpretación, seguiremos utilizando el mismo ejemplo para ilustrar el proceso.

Valor de la hora extra de los días comunes: Al 50% (desde el lunes hasta las 13 hs del sábado)

Hora extra de días comunes = Valor de la hora normal * 1,5 

• Hora extra al 50% de Juan Pablo = $2.000 * 1,5
• Hora extra al 50% de Juan Pablo = $3.000

Valor de la hora extra en los días especiales (sábado después de las 13 hs, domingos y feriados)

Hora extra de días especiales = Valor de la hora normal * 2

• Hora extra al 100% de Juan Pablo = $2.000 * 2
• Hora extra al 100% de Juan Pablo = $4.000

3. Calcule los adicionales por horas suplementarias

Al llegar hasta aquí, tenemos definidos el monto de la hora normal y los valores de las horas extra en días comunes y en días especiales.

Ahora, es importante conocer la cantidad de horas extras de cada tipo realizadas durante el mes. Para luego, multiplicarlas considerando las dos situaciones.

Sigamos considerando el ejemplo de Juan Pablo para simplificar el proceso:

Cálculo del adicional por horas extras en días comunes 

• Horas extras totales al 50% = $3.500 * 6 = $21.000

Cálculo del adicional por horas extras en días especiales

• Horas extras totales al 100% = $4.000 * 2 = $8.000

4. Sume los montos de las horas extras al 50% y 100% al sueldo del trabajador

Después de encontrar los montos, debemos sumarlos al sueldo bruto para integrar la remuneración.

Sueldo con horas extras = Sueldo bruto (sin descuentos) + Total de horas extras al 50% + Total de horas extras al 100%

En el caso de Juan Pablo, el sueldo con los adicionales de horas extras corresponde a:

• Sueldo con horas extras = $400.000 + $21.000 + $8.000 = $429.000

Al seguir estos pasos, logrará hacer el cálculo adecuado de las horas extras de sus colaboradores, fomentando, de este modo, el compliance, la buena relación con el plantel, una mejora considerable en la planificación de los recursos humanos y el control de costos.

Impacto de las horas extras en la planificación financiera empresarial

Para las organizaciones, las horas extras consisten en un dispositivo esencial para mantener el cumplimiento adecuado de las demandas laborales imprevistas o picos de trabajo. 

Sin embargo, para asegurar el alcance de los objetivos, es necesario gestionarlas de manera correcta, prestando atención al presupuesto disponible. Esto ayuda a evitar impactos negativos en la planificación financiera.

Conozca cómo las horas suplementarias pueden influir en la planificación financiera.

Disminución de la productividad y de la eficiencia

Aunque las horas extras ayudan a solucionar demandas urgentes, como asegurar la cantidad de productos necesarios para atender un pedido, si son frecuentes, pueden incidir negativamente en la productividad del negocio.

De hecho, para los colaboradores, exceder la jornada laboral significa aumentar el sueldo y la posibilidad de satisfacer alguna necesidad especial o afrontar sus deudas de forma más leve. 

Sin embargo, trabajar más implica menos descanso, lo que puede reducir la motivación y la eficiencia. A largo plazo, esto afecta el rendimiento general de los colaboradores.

O sea, la fatiga acumulada por las horas extras frecuentes tiende a generar una caída en la eficiencia y en la productividad de los empleados, disminuyendo su rendimiento. 

Al considerar que muchas personas cumplen horas extras frecuentes, el resultado puede ser abrumador a largo plazo, poniendo en riesgo la capacidad productiva, ocasionando problemas de cumplimiento con los clientes y, como resultado, reduciendo los ingresos por ventas.

Desajuste en el presupuesto por incremento de costos

Cuando contamos con el apoyo de los trabajadores para expandir su jornada, podemos ampliar la producción y garantizar la entrega de un pedido en tiempo y forma. Pero, debemos considerar que los costos operativos también aumentan.

Si las horas extras se vuelven frecuentes, los costos pueden aumentar considerablemente, impactando en la salud financiera empresarial. Así pues, el plan financiero debe incluir estos adicionales para evitar o, en su defecto, minimizar los desequilibrios en la proyección del flujo de caja.

Flujo de caja inconsistente

Como implica un aumento en la cuenta “Sueldos”, las horas extras pueden afectar en gran medida el flujo de caja del negocio. Cuando son impredecibles o no se consideran como un costo recurrente, tienden a generar problemas de liquidez y, así, afectar en el cumplimiento del negocio frente a diferentes públicos, como proveedores y acreedores.

Reducción de la rentabilidad

Alineado con los puntos anteriores, la disminución de la rentabilidad resulta del pago frecuente de horas extras y de no incluirlas en la planificación financiera del negocio.

Y la razón es sencilla: aumentan los costos, disminuyen los márgenes de beneficios, resultando en la contracción de la rentabilidad.

Una buena alternativa para evitar esta consecuencia es considerar la contratación de más trabajadores cuando se detecte el pago de montos expresivos a causa de estos adicionales.

Posible incumplimiento por excesos de horas extras

Como dijimos, la normativa argentina impone un límite de horas extras mensuales. Si una empresa no controla este aspecto, puede caer en la trampa del incumplimiento y tener serias consecuencias legales.

Por cierto, las sanciones, multas o demandas laborales pueden impactar en las finanzas del emprendimiento, afectando su estabilidad y requiriendo que la empresa incluya en su planificación posibles costos vinculados al cumplimiento de las leyes laborales.

Dependiendo de los montos, las operaciones pueden verse afectadas, de modo que la continuidad sea un desafío, al menos que exista un plan de contingencia.

Estrategias para optimizar la gestión de horas extras y reducir costos

A continuación, presentamos estrategias prácticas para reducir los costos asociados a las horas extras sin comprometer la productividad.

Estructure un plantel acorde con las demandas corporativas

En primer lugar, asegúrese de contar la cantidad de colaboradores necesarios para llevar a cabo las tareas corporativas, considerando que, ocasionalmente, se necesitará afrontar demandas urgentes, imprevistos e incrementos momentáneos en la producción.

Además, considere otras buenas prácticas.

• Optimice la gestión distribuyendo las tareas de manera que los colaboradores no necesiten exceder su jornada para cubrir las necesidades operativas;
• implemente un sistema de horarios flexibles o rotativos para mejorar la distribución del trabajo.

Implemente una política clara sobre horas extras

La empresa debe establecer un reglamento claro y muy bien definido sobre cuándo se pueden realizar horas extras y cómo administrarlas para evitar abusos. Esto implica comunicar a los colaboradores las circunstancias bajo las cuales se habilita el trabajo extra y las tareas correspondientes.

Estimule la productividad y la eficiencia

Incentive la productividad de los colaboradores para que aprovechen al máximo la jornada laboral, evitando distracciones y una mala gestión del tiempo.

Entre las medidas que puede poner en marcha, destacamos:

• Ofrecer incentivos vinculados a la productividad, como días libres o bonificaciones;
• hacer entrenamientos en gestión del tiempo;
• capacitaciones sobre nuevos procesos;
• uso de la tecnología para facilitar los procesos y acelerar las tareas;
• realizar onboarding para los nuevos colaboradores.

Apueste en la tercerización de funciones específicas

Cuando las horas extras resultan del incremento temporal de la carga de trabajo, la tercerización de ciertos procesos puede ser la mejor opción.

Además de contar con personal experto o especialmente dedicado a cumplir las tareas delegadas y ahorrar tiempo, destinándolo a la realización de actividades más relevantes, la externalización suele ser una alternativa más económica que el pago de una gran cantidad de horas extras y sus recargos.

Integre tecnologías relevantes

La tecnología es una gran aliada de las organizaciones, pues ayudan a mitigar los costos de diferentes formas. 

Por ejemplo, al introducir a la rutina corporativa un sistema de control de asistencia laboral, es posible mantener un registro preciso de las horas trabajadas y enviar alertas a los gestores cuando los trabajadores están cerca de acceder a las horas regulares.

Asimismo, al adoptar un software de control de gastos corporativos, se puede controlar de manera rigurosa los presupuestos, evitando costos operativos superiores a los planeados.

Por último, el uso de un sistema de automatización de facturas reduce la carga de trabajo manual de los equipos financieros y, por ende, ayuda a reducir la cantidad de horas extras. Además de agilizar los procesos, disminuye los errores y los costos derivados de la repetición de tareas.

Mejore la gestión de las horas extras para impulsar los resultados financieros

A menudo, las horas extras son esenciales para asegurar el buen desempeño de la organización, principalmente, ante un evento inesperado, una situación urgente o un aumento temporal en la demanda de trabajo.

Más allá de saber cómo se calculan las horas extras, los equipos de recursos humanos y contables necesitan tener en cuenta las situaciones que amerita la extensión de la jornada laboral del trabajador y los posibles recargos que las horas extras pueden exigir.

Para que ese dispositivo ofrezca los resultados esperados, debemos usarlo con cuidado y, preferentemente, evitarlo, ya sea reestructurando el plantel, contratando más personal, externalizando ciertas funciones o redistribuyendo las tareas.

De hecho, la gestión adecuada de las horas extras no solo incide en el panorama de los costos, sino que también afecta la rentabilidad del negocio. Por lo cual, optimizarla considerando las estrategias mencionadas puede mejorar la eficiencia financiera y garantizar el cumplimiento normativo de manera sostenible.

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