4 beneficios de gestionar viajes con herramientas digitales

La tecnología y la digitalización han transformado la forma de gestionar viajes en el mundo empresarial. Con el avance de las herramientas digitales, las organizaciones cuentan ahora con una variedad de opciones para gestionar sus desplazamientos de forma más efectiva.

Desde la planificación y reserva de viajes hasta el seguimiento de gastos y la gestión de itinerarios, las herramientas digitales ofrecen una forma más sencilla y automatizada de gestionar los viajes de negocios.

En este artículo, exploraremos los beneficios y buenas prácticas para administrar los viajes corporativos con ayuda de herramientas digitales y cómo le pueden ayudar a mejorar la eficiencia, reducir costos y elevar la experiencia de los empleados dentro de su organización.

1. Permite planificar viajes más eficientes

Planificar y gestionar viajes de negocios es una actividad que puede resultar muy estresante y agotadora para los trabajadores encargados de organizarlos.

La tarea de coordinar las reservas de vuelos, hoteles, y transporte terrestre, además de gestionar los itinerarios y los gastos, puede ser abrumadora, especialmente cuando se trata de grandes grupos de viajeros.

A menudo, las empresas se ven obligadas a enviar una gran cantidad de correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas y enviar mensajes de texto para coordinar todos los detalles del viaje.

Sin embargo, el uso de plataformas digitales puede simplificar todo el proceso y ofrecer una solución eficaz para la planificación de los viajes de negocios.

En lugar de depender de una comunicación fragmentada y dispersa, los empleados encargados de la gestión de viajes pueden utilizar herramientas digitales para coordinar todas las reservas y el itinerario en un solo lugar.

Gracias a ello no solo ahorran tiempo, sino que reducen el riesgo de errores y confusiones en el proceso de planificación.

Además, las plataformas digitales permiten una mayor transparencia y control sobre el proceso de gestión de viajes de negocios. Los empleados pueden acceder a la información de la reserva en tiempo real y realizar cambios o cancelaciones de forma inmediata.

De esta forma, se gana en rapidez y se facilita la comparación de diferentes opciones de transporte y alojamiento.

Otro beneficio importante de usar herramientas digitales para gestionar viajes de negocios es la capacidad de integrar el proceso con otros sistemas de la empresa, como la gestión de gastos y la contabilidad. Esto facilita la gestión de la facturación y la presentación de informes, lo que a su vez ayuda a reducir los costos y aumentar la eficiencia.

2. Ayuda a administrar mejor los gastos de viajes

En los viajes de negocios, la gestión y control de gastos es un aspecto crítico para las empresas. Frecuentemente, los viajeros de negocios no son conscientes del impacto que sus gastos pueden tener en las finanzas de la empresa, lo que puede generar costos innecesarios y desviaciones presupuestarias.

Muchos viajeros de pequeñas empresas gastan más en alojamiento, servicio de habitaciones y alimentación que en su presupuesto personal.

Para abordar este problema, las soluciones digitales pueden ayudar a los empleados y business travellers a controlar los presupuestos y las políticas de viajes de forma más eficiente.

Las herramientas digitales brindan la posibilidad a las empresas de establecer y aplicar políticas de gastos claras y precisas.

Además, las soluciones digitales pueden proporcionar a los empleados información actualizada en tiempo real sobre los costos de transporte, alojamiento y otros gastos. Gracias a ello, tomarán decisiones informadas y podrán ajustar sus gastos. 

Otra ventaja importante de las soluciones digitales para la gestión de gastos es la capacidad de implementar controles y restricciones automatizadas.

Por ejemplo, las empresas pueden establecer límites de gastos para categorías específicas, como comidas, alojamiento o transporte, mientras que las herramientas digitales pueden monitorear automáticamente los gastos y notificar a los empleados si están cerca de exceder los límites establecidos.

3. Facilita el logro de métricas invaluables

Cuando se depende exclusivamente de un agente de viajes de negocios, se pierde el control y el acceso a datos valiosos para mejorar los procesos a largo plazo.

En lugar de esto, se actúa a ciegas esperando que la agencia contratada se preocupe realmente por las finanzas de la empresa, lo que puede generar costos innecesarios y desviaciones presupuestarias.

Por ello, una herramienta digital para gestionar viajes resulta altamente beneficiosa al generar una gran cantidad de datos y métricas útiles para la optimización de la gestión de gastos.

Estos datos incluyen información detallada sobre costes de vuelos, cargos ocultos, frecuencia de viajes y alojamiento en hoteles, entre otros. Gracias a ello, se tiene una mejor asignación de fondos y la negociación de mejores acuerdos con las aerolíneas y hoteles más utilizados.

En lugar de depender de la intuición o de la experiencia de un agente de viajes, la herramienta digital de gestión de viajes proporciona una base de datos actualizada y detallada. Esto permite tomar decisiones informadas y ajustar los procesos de viaje de acuerdo a los objetivos de la empresa.

4. Simplifica la gestión de los viajes

Las herramientas digitales ofrecen una amplia gama de herramientas y una extensa red de proveedores de viajes para ayudar a organizaciones de todos los tamaños a alcanzar sus objetivos de viajes y gastos. Esto, independientemente de si su programa de viajes de negocios está gestionado, no gestionado o se ubica en algún punto intermedio.

Con estas estrategias automáticas se pueden capturar todos los datos de gastos y viajes, no importa el lugar donde se haya reservado, lo que permite una visibilidad completa y un seguimiento preciso de los costos. Los datos de viajes se consolidan en un solo tablero, lo que facilita el análisis y la toma de decisiones informadas.

Además, tener una solución digital para gestionar viajes ofrece una herramienta en línea fácil de usar para reservar vuelos, hoteles y automóviles.

Por último, las herramientas digitales de viajes corporativos incluyen parámetros para el cumplimiento de las políticas de los viajeros dentro de la empresa. Esto ayuda a mantener a los empleados dentro de los límites presupuestarios y a garantizar que los gastos estén alineados con las políticas de las compañías.

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